Een seminarie in een uitzonderlijk kader : hoe alles goed voorbereiden?

U denkt erover een receptiezaal te huren voor uw seminarie, conferentie of business meeting in de streek rondom Luik? U heeft nog geen ervaring in het organiseren van zo'n bedrijfsevenement? U weet niet waar u moet beginnen met de voorbereiding? Laat u bijstaan door ons team mensen van het Kasteeldomein van Modave, gespecialiseerd in het organiseren van allerlei events.

Het organiseren van een seminarie: alles waar u aan moet denken voor een feilloze D-day

Het organiseren van een seminarie, congres, conferentie, symposium of businessmeeting is niet iets wat op de allerlaatste minuut kan worden geïmproviseerd. Daar gaat een grondige voorbereiding aan vooraf betreffende verschillende aspecten van het evenement. Zo is er onder andere een zeer goede communicatie nodig met het businesscentrum waar u de zaal voor uw businessevenement gaat huren :

Het aantal deelnemers voor het businessevenement bepalen

Eén van de eerste criteria voor het organiseren van een geslaagd businessevenement, is uiteraard het bepalen van het aantal deelnemers aan het evenement. Dat bepaalt namelijk de noodzakelijke capaciteit van de zaal, het aantal stoelen en tafels en hoeveel eten er moet worden voorzien.

De duur bepalen van uw businessevenement

Hoe lang zal uw evenement duren ? Een halve dag, een hele dag, twee dagen, een week ? Van deze beslissing hangt vervolgens af, of er logement voor de deelnemers moet worden voorzien in het hotel. In dat geval, is het eveneens belangrijk zich even te buigen over welk type logement u de deelnemers aan het evenement wenst aan te bieden: eenpersoonskamers, comfortkamers, groot comfortkamers of een suite.

Het aantal zalen voor uw businessevenement

Sommige congressen kunnen van a tot z doorgaan in éénzelfde grote receptiezaal. Andere businessevenementen hebben bijvoorbeeld een grote zaal nodig in de voormiddag, waarna de deelnemers zich in de namiddag opsplitsen in verschillende kleinere vergaderzalen. Denk dus op voorhand goed na over het aantal zalen dat u nodig zult hebben, over de opstelling ervan, of zij aan elkaar moeten grenzen en over de capaciteit van iedere zaal.

De exacte timing van het evenement

Opdat alles op rolletjes verloopt, opdat er nergens kostbare tijd wordt verspeeld door te moeten wachten op de volgende activiteit van uw beroepsevenement, is het belangrijk de organisatoren op voorhand een gedetailleerde timing te geven. Wenst u een koffiepauze te houden in de voormiddag of in de namiddag, wenst u het werk af te lossen met meer ontspannende of sportieve activiteiten zoals teambuilding ?

Heeft u projectiemateriaal of audio- en videomateriaal nodig ?

Vervolgens is het belangrijk even na te denken over het professioneel materiaal dat u nodig heeft in iedere zaal. Heeft u projectiemateriaal nodig, audio en videomateriaal, een podium, een lessenaar ? Hoeveel stoelen moeten er in iedere zaal worden opgesteld en voor welke opstelling kiest u per zaal ? Een theateropstelling, schoolopstelling, ...

De juiste cateringformule op voorhand kiezen

Werken is één ding, maar uiteraard is een hoge concentratie slechts mogelijk, wanneer ook de innerlijke mens het nodige krijgt. Voor welke catering kiest u voor uw businessevenement ? Er bestaan verschillende formules voor de lunch (koud en warm buffet, sandwiches, …) maar ook voor het avondeten. Verder kunt u kiezen voor een koffiepauze om 10h en een tweede koffiepauze in de namiddag, maar alles moet op voorhand worden aangegeven.

Laat ons tijdig uw logo toekomen, zodat wij u kunnen aankondigen

Het is heel gemakkelijk verloren te lopen als deelnemer aan een businessevenement in een groot congrescentrum zoals dat van het Domein van het Kasteel van Modave. Om ervoor te zorgen dat geen van uw deelnemers verloren loopt, is het belangrijk op voorhand het logo van uw bedrijf te overhandigen aan de verantwoordelijke van de verhuur van onze zalen. Dan kunnen wij zorgen voor een duidelijke aanduiding met pijlen, wat uw deelnemers zeker zullen appreciëren.

Communiceer ons uw activiteitensector, om eventuele concurrentie de dag van uw congres te vermijden

Om ervoor te zorgen dat uw congres of businessevenement feilloos verloopt, proberen wij te vermijden twee concurrerende businessevenementen op dezelfde dag te organiseren in aanpalende zalen. Daarom vragen wij onze klanten ons hun activiteitensector mee te delen, zodat wij dat kunnen regelen.

Denk aan eventuele teambuildingactiviteiten

Het is altijd zeer geslaagd om de lange uren hard werken en concentratie af te lossen met enkele groepsactiviteiten, die de teamgeest versterken. Het Domein van het Kasteel van Modave organiseert verschillende animaties. Zo is het mogelijk wijn te proeven in de kelders van het kasteel, maar u kunt ook kiezen voor activiteiten die door kunnen gaan op onze overdekte terrassen of voor buitenactiviteiten in ons domein rondom het kasteel..

U wenst een seminarie in een uitzonderlijk kader te organiseren, en begeleid te worden door een professionele en ervaren partner ?

Contacteer ons team van het Domein van het Kasteel van Modave in de Provincie Luik. Onze medewerkers staan klaar om u bij te staan en u meer informatie te geven voor het organiseren van een geslaagd businessevenement in een uniek kader.