Séminaire dans un cadre d’exception : comment bien le préparer ?

Vous envisagez de louer une salle de réception pour votre séminaire, conférence ou réunion d’affaires en région liégeoise ? L’organisation d’un tel événement business vous est totalement inconnue ? Vous ignorez comment vous y préparer et par quoi commencer ? Les spécialistes en organisation événementielle du Domaine du Château de Modave vous informent.

Organisation d’un séminaire : paramètres à considérer préalablement pour un déroulement impeccable le jour J

L’organisation d’un séminaire, colloque, conférence, symposium ou réunion d’affaires n’est pas chose qui s’improvise à la dernière minute. Cela nécessite une réflexion approfondie en amont sur différents aspects de l’événement, et une communication efficace avec le prestataire choisi pour la location des salles de réception qui accueilleront votre business event en province de Liège :

Déterminer le nombre de participants à l’événement corporatif

C’est un des premiers critères à prédéfinir pour une organisation sophistiquée de l’événement. Le nombre d’invités est le départ de tout : il permettra de savoir quels sont vos besoins en capacité d’accueil des salles, en chaises et tables, en quantité de nourriture à prévoir, etc.

Prédéfinir l’étendue de votre réunion d’affaires

Durera-t-elle une demi-journée, une journée entière, deux jours, une semaine ? Et, conséquemment, faudra-t-il prévoir de loger les participants du séminaire à l’hôtel ? Le cas échéant, il sera également important de réfléchir au type de logement que vous réserverez aux participants de votre événement : chambres single, confort, grand confort ou suite.

Nombre de salles à mobiliser pour le business event

Si certains colloques ont lieu de A à Z dans une seule et immense salle de réception, d’autres événements business se tiennent dans un grand local la matinée, pour ensuite se dispatcher sous forme d’ateliers dans plusieurs espaces de réception business l’après-midi. Soyez donc vigilants quant au nombre de salles nécessaires, à la configuration idéale de celles-ci, leur contiguïté et leurs capacités d’accueil.

Le timing de l’événement jour après jour

Afin que tout soit réglé comme du papier à musique, qu’il n’y ait pas de perte de temps ni de période d’attente entre les diverses activités ponctuant votre journée professionnelle, il est important que vous fassiez parvenir aux organisateurs un calendrier détaillé de votre événement. Comptez-vous faire une pause-café durant la matinée et/ou l’après-midi ? Avez-vous l’intention d’alterner activité professionnelle et activité de cohésion de groupe (teambuilding) ? …

Besoins en matériel de projection et équipement son et lumière

Outre le nombre de salles, il est également primordial de réfléchir à l’équipement de chacune d’entre elles. Ai-je besoin de matériel de projection, d’un équipement de son et lumière, d’un podium ou de lutrins ? Avec combien de chaises et de tables doit être aménagée chacune des salles et quelle disposition dois-je préférer (en théâtre, en banquet, …) ?

Choisir au préalable une formule traiteur

Travailler c’est bien, mais la concentration n’est viable que si vous sustentez vos invités comme il se doit. Quel service traiteur pour séminaire d’entreprise allez-vous choisir ? Différentes formules existent pour le lunch (buffets froids et chauds, sandwiches, etc.) et pour le souper. Vous pouvez également si vous le souhaitez prévoir une pause-café à 10h et une seconde en milieu d’après-midi.

Faites parvenir votre logo pour l’élaboration d’une signalétique

Il est facile de se perdre lorsqu’on participe à un séminaire dans une structure de grande ampleur où coexistent de multiples salles. Pour qu’aucun de vos participants ne s’égare, veillez à communiquer le logo de votre entreprise au responsable de la location des salles de réception. Cela permettra d’élaborer une signalétique et un système de fléchage intuitif et efficace que ne manqueront pas d’apprécier vos collaborateurs.

Communiquez votre secteur d’activité pour éviter toute concurrence le jour du colloque venu

Afin que tout séminaire se déroule sans heurts ni fracas, nous évitons d’accueillir deux concurrents directs pour deux événements business un même jour dans des salles de réception adjacentes. Dans cette optique, nous demandons à chacun de nos clients de nous fournir son domaine d’activité afin d’éviter tout esclandre.

Pensez à d’éventuelles activités team-building

Il est toujours convivial et de bon ton d’accentuer de longues heures de concentration, d’écoute et de travail intensifs d’activités de cohésion de groupe. Le Domaine du Château de Modave organise des animations 100 % indoor telles que des dégustations de vin dans la Cave du château, des activités semi-extérieures sur ses terrasses couvertes ou encore des ateliers team-building en extérieur, dans ses nombreux jardins.

Vous désirez organiser un séminaire dans un cadre exceptionnel, accompagné d’un partenaire professionnel et rodé ?

Contactez l’équipe du Domaine du Château de Modave en province de Liège. Nos collaborateurs se tiennent à votre entière disposition pour donner suite à vos requêtes sous les meilleurs délais.